DOKUMENTACJA

Potrzeba uregulowań wewnętrznych (dokumentacji) wynika w głównej mierze z obowiązujących przepisów normatywnych, m.in. w zakresie działalności koncesjonowanej, danych osobowych, informacji niejawnych, ochrony pożarowej, itd.  Jednak spełnienie wymagań prawnych musi mieć odniesienie, m.in. do sposobu i stopnia zorganizowania przedsiębiorstwa

Obecnie większość organizacji funkcjonujących na rynku działa w oparciu nie tylko o przepisy normatywne, ale też o uregulowania wewnętrzne, w formie regulaminów, procedur, instrukcji, wytycznych. 

Dokumentacja przedsiębiorstwa to też istotny element komunikacji organizacyjnej. Jest sporządzana dla obszaru i w zakresie, który jest kluczowym dla przedsiębiorstwa. Dokonuje się identyfikacji procesów znaczących, bezpośrednio lub też pośrednio mających wpływa na bezpieczeństwo przedsiębiorstwa.

Dokumentacja niedostosowana do potrzeb przedsiębiorstwa jest podstawowym źródłem wielu problemów, gdzie ich źródłem może być, np. zbyt ogólne sformułowania (spełnienie wymogu formalnego - na sztukę), zbyt szczegółowe sformułowanie, nie uwzględnienie innych powiązanych uregulowań, zmiany w przedsiębiorstwie, zmiany w obowiązujących przepisach, itd. Dlatego też ważne są okresowe audyty dokumentacji.

Dokumentacja odgrywa też istotną rolę nawigatora przedsiębiorstwa - w funkcja kontrolna. To w niej określa się sposób postępowania i granice uprawnień dla pracowników i kierowników. Prawidłowo opracowana, uwzględniająca potrzeby przedsiębiorstwa, zawiera mierniki (wskaźniki) umożliwiające pomiar odchyleń i ustalenie stanu rzeczywistego. Kontrola nie tylko jest narzędziem restrykcyjnym i represyjnym w rękach kierownika, ale też może odgrywać funkcje korygujące i motywujące oraz umożliwić samokontrolę dla wszystkich jej podmiotów.